Openoffice vs. Microsoft Office aneb existuje alternativa kancelářských aplikací zdarma?

Můžete mít kvalitní kancelářskou sadu zadarmo? Jsou volné programy stejně kvalitní a výkonné jako placený software? Je Openoffice využitelný pro firmy, nebo je to jen „šidítko” pro domácí použití? Přečtěte si několik praktických zkušeností s používáním Openoffice v prostředí, které v zásadě funguje na Microsoft standardu.

K napsání tohoto článku mne dovedlo několik příhod v naší praxi posledního roku. Největší vliv měly však naše interní diskuse nad definicí firemních aplikačních standardů itpodpora.cz a nutnost milionové náhrady licencí Microsoft Office ztracených při akvizici nové společnosti, která proběhla v našem okolí. V obou případech „stálo za to” zamýšlet se nad alternativním řešením komerčního licencování. Bez ohledu na názory a vývoj posledních let je stále Microsoft dominantním standardem na trhu uživatelských operačních systémů a kancelářských aplikací. Je možné v tomto prostředí „opustit” tento zaběhlý standard a běžně používat produkt, který je zadarmo? Cesta k úsporám nákladů se zdá být až velmi lákavá.

 

Pozadí projektu Openoffice.org

 

Detailní oficiální popis produktu najdete na stránkách projektu www.openoffice.org (v angličtině) nebo na stránkách lokalizační skupiny pro českou verzi www.openoffice.cz Vzhledem k tomu, že technické komunitě je projekt znám, pokusím se zde o velmi laický výklad toho, jak je organizován komunitní vývoj software a jak vznikají i Openoffice. Rád bych požádal čtenáře z řad techniků a účastníků vývoje o shovívavost s tímto výkladem.

Jednoho dne dospělo několik významných výrobců počítačové techniky a systémů k závěru, že pro jakoukoli aplikaci stejně potřebují zajistit prostředí, ve kterém mohou uživatelé tvořit základní dokumenty. Navíc je nad slunce jasnější, že analytické zadání pro takovou aplikaci je ve srovnání s úkoly, které vývojáři těchto firem řeší naprosto triviální a k jeho porozumění není třeba vytvářet složitou organizační a komunikační strukturu specializovaných týmů a firemního zázemí. Zřejmě poslední myšlenkou bylo, že do takového projektu může dát trošku práce každý, kdo jde kolem a má chuť pracovat. Na stole tak máme výborný marketingový produkt, neboť je náhle jasné, že požadovat za takto vyvíjený produkt licenční poplatky je v zásadě nemravné a na ceně řešení se lze vymezovat vůči konkurenci. A tak vznikla skupina na bázi jakési nadace, která převzala základní kód a začala řídit vývoj a testování.

Základní kód je uvolněn vývojářům celého světa. Znamená to, že si ho kdokoli může stáhnout, přepisovat, měnit, optimalizovat a zkoušet nové prvky. Novinky vzniklé takovýmto vývojem může pak poskytovat buď svým klientům a předávat zpět do komunitního použití. Pokud projdou testy a akceptací, stávají se integrální součástí distribuovaného základního řešení.

Z pohledu uživatele existuje produkt, který je zdarma šířen pro volné použití. K funkcím a kvalitě se dostaneme v následujících odstavcích.

Jedním z nebezpečí komunitního vývoje je rozpad základního produktu do nekonečného počtu vývojových větví, které spolu vzájemně ztrácí konzistenci a kompatibilitu. Tím se obvykle rozmělní výhoda sdílení vývojových zdrojů a mnoho skomírajících produktů kazí jméno těm úspěšným větvím. Můj dojem je, že organizace projektu Openoffice.org je natolik zdařilá, že poměrně úspěšně drží ve svých rukou vývoj a rozvoj základního produktu. Existuje několik verzí (Novel, 602Software, Sun…), ale všechny v zásadě ctí společné jádro a akceptují jeho rozvoj. Díky tomu je v posledních několika verzích skutečně cítit výrazný kvalitativní posun produktu a všechny vývojové větve reagují na zásadní upgrady jen s malým zpožděním.

Výsledek pro uživatele je možnost výběru z funkčně lehce odlišných a různě orientovaných verzí s konzistentní základní funkcionalitou a kompatibilitou.

 

Co Openoffice umí?

 

Aktuálně uvolněná verze Openoffice 2.3.1 sestává z následujících modulů:

• Writer  – textový editor pro tvorbu a editaci textových dokumentů (ekvivalent MS Word)

• Calc  – tabulkový procesor pro tabulky, výpočty a grafy (ekvivalent MS Excel)

• Impress  – editor pro tvorbu prezentací (ekvivalent MS Power Point)

• Math  – editor matematických vzorců a formulí (použitelný i interně ve Writer, ekvivalent MS Editoru Rovnic)

• Draw  – editor grafických objektů, kreslení a základní grafické modelování obrázků a diagramů

• Base  – nástroj pro tvorbu základních databází (ekvivalent MS Access)

Dovoluji si zdůraznit, že byť je Openoffice šířen na bázi volné licence a zdarma, nejedná se o žádnou základní funkcionalitu. Funkce a možnosti, které jednotlivé moduly nabízí skutečně snesou srovnání s etalonem, vůči němuž budou vztahovány, tedy se sadou Microsoft Office. Výjimku v tomto směru tvoří MS Outlook. Poštovní klient není obsažen v žádné dosud uvolněné verzi Openoffice, pro budoucí verzi 3 (má být uvolněna v létě 2008) se však již o jeho vývoji a integraci hovoří. Pro zevrubné informace o funkčnosti modulů si dovoluji odkázat opět na www.openoffice.org a další obdobné zdroje.

Openoffice používá pro ukládání dokumentů svůj vlastní formát (je již oficiálně ISO standardizovaný, a tedy v budoucnu podporovaný i v konkurenčních produktech), je však možno ukládat dokumenty v několika dalších běžně používaných standardech, vč. několika verzí formátu Microsoft Office. O kompatibilitě tohoto výstupu se obšírně zmíním v dalším textu, obecně lze však říci, že výstup je z více než 90% kompatibilní a jednoduše použitelný. To samé platí pro čtení a editaci dokumentů vytvořených na jiné platformě.

Drobnou, avšak v praxi významnou funkčností, na kterou bych u Openoffice rád upozornil je možnost přímého exportu dokumentu do formátu PDF.

Dalším základním vymezením Openoffice je konstrukce na bázi instalované sady aplikací. V praxi to znamená, že uživatel má produkt dostupný lokálně na počítači, na kterém je instalován. Nespouští si tedy svůj editor vzdáleně z internetové kavárny, jak tomu může být např. u Google Docs, ale na druhé straně není omezen potřebou on-line připojení.

Pro úplnost shora uvedeného dodávám, že www.uteo.com již představili i aplikaci dovolující právě vzdálené spuštění a používání Openoffice v internetovém prohlížeči. Jedinou aktuální podmínkou je použití Sun Java Plug-in. Tedy i vymezení vůči Google Docs a posílení funkcí kolaborativní tvorby dokumentu (tvoří jej současně více uživatelů z různých zdrojů nebo i lokací) je otevřeno.

Openoffice také není pouze aplikací pro jednotlivé pracovní stanice. Existují návody pro síťové instalace s výhodou jednotné správy a údržby. Pro české a slovenské prostředí např. návod na www.602office.cz/…a_instalacia

Co čeká uživatele při přechodu z MS Office na Openoffice

Nejprve doplním skutečně zásadní funkční rozdíly. Sada Openoffice nemá emailového klienta. Pokud si jej nehodláte zvlášť licencovat (což ovšem popírá ekonomickou podstatu) nebo jej nemáte k dispozici jiným způsobem (např. z balení PDA s Windows Mobile, ke kterému se obvykle dodává), přijdete o MS Outlook. Samozřejmě je možné, že používáte ve firmě jiný mailový systém a jiného mailového klienta. Existují také volně distribuované aplikace, např. Mozilla Thunderbird (www.mozilla.com/…thunderbird/). Ze zkušeností však víme, že smutek a pláč uživatelů za MS Outlook (tedy, alespoň těch, kteří si na něj někde zvykli) bývá srdcervoucí. A musím konstatovat, že hledat funkční náhradu za Outlook a MS Exchange je těžké (ekonomická stránka věci budiž v tomto komentáři oslyšena).

Jestliže připustíme, že se pohybujeme v dominantně Microsoftím světě, a pokud používáte v komunikaci se svými (zejména obchodními) partnery prvky obsahující makra, leží před vámi při přechodu na Openoffice ještě jedna past. Před samotným popisem upozorňuji, že problematika maker není jen „kosmická věda“ – setkali jsme se v běžných oborech např. s ceníky nebo katalogy zboží, které používají poměrně sofistikovaná makra. Zmíněná past je dána rozdílným vývojovým prostředím. Openoffice „píše” makra na bázi Java, zatímco Microsoft používá svůj Visual Basic. Existují distribuce Openoffice, které se snaží tuto jámu překlenout, jako např. Novell Edition (www.novell.com/openoffice), která přináší zvýšenou kompatibilitu zejména s Microsoft Excel a prezentuje nástroj pro „zjednodušenou migraci VBA maker do Openoffice”. Přesto musím z praktických poznatků konstatovat, že zejména makra vytvářená automatickým generátorem v MS Excel (tedy nahraná jako sada pokynů) v prostředí Openoffice nezřídka kolabují. Zároveň makra, která případně vytvoříte v prostředí Openoffice nebudou pravděpodobně použitelná pro vaše partnery používající MS Office.

Další skutečností významnou ve vzájemné výměně dokumentů mezi Openoffice a Microsoft Office je nekompatibilita barevných schémat. V praxi to např. znamená nejen to, že nejsou použitelné šablony a barevná schémata vytvořená jako součást firemního grafického manuálu, ale barvy v hotových dokumentech se při otevření v druhém prostředí často významně odlišují od originálního vzoru. To považujeme za důležité zejména pokud některé části vaší dokumentace, korespondence nebo obdobných výstupů vznikají kolaborací pracovníků nebo týmů mezi více firmami, skupinami a prostředím. Řešením na úrovni výstupu může být použití PDF formátu, který funguje výborně. Pro společnou tvorbu dokumentu v různorodém prostředí však tento fakt představuje výraznou překážku.

Ohledně uživatelského rozhraní lze mezi Openoffice a Microsoft Office vysledovat samozřejmě odlišnosti v grafice i v ovládání. I když bývají při přechodu mezi platformami uživateli tyto rozdíly zmiňovány a akcentovány, dovoluji si tyto odlišnosti bagatelizovat. Osobně tento rozdíl hodnotím jako méně významný než jaký představují rozdíly mezi jednotlivými verzemi kteréhokoli ze jmenovaných produktů. Je to samozřejmě věc zvyku a z praxe navíc musím konstatovat, že doposud drtivou většinu požadavků typu „jsem zvyklý zmáčknout…” se podařilo vyřešit na úrovni uživatelského nastavení ovládání nebo klávesových zkratek, které obě platformy podporují.

Drobné odchylky jsme identifikovali v přenosech mezi formáty Openoffice Writer a Microsoft Office Word, kde v textu zůstává poměrně mnoho „tvrdých mezer” tedy mezer omezujících formátování textu ve smyslu ukončení řádku. V tisku jsou tyto neznatelné a vidíte je pouze v editování dokumentu.

 

Můžete u vás nahradit MS Office?

 

Zkusme se na základě shora popsaného zamyslet nad tím, zda právě vy jste vhodnými adepty na použití Openoffice. Pokusíme se vás provést několika záludnostmi a nastínit typické modely.

Pokud slouží dokumenty ve vaší firmě zejména pro interní potřeby, komunikujete jimi mezi sebou a ven předáváte v zásadě jednoznačný výstup, lze vytvořit v prostředí Openoffice dostatečně komfortní zázemí pro vaši činnost. Relativně drobná energie, kterou budete muset věnovat samotnému přechodu se mnohonásobně vrátí v úsporách nákladů.

Jestli si velmi často a intenzivně vyměňujete dokumenty s okolním světem (vnímejte tento výrok ve smyslu mimo dosah vaší vlastní infrastruktury – tedy mimo váš domov, firmu, několik chápavých přátel) je nutné se zamyslit jaký charakter takové dokumenty mají a najít vhodný způsob, jak si „krýt záda”. Takové krizové řešení už si zaslouží alespoň základní ekonomický propočet. Přesto jsme si i z praxe jisti, že lze nalézt dostatek úspěšně realizovaných případů.

Vznikají vaše dokumenty intenzivní interakcí s okolím? Stává se, že jediný dokument je tvořen několika lidmi z různých firem? Používají vaše dokumenty vaši partneři jako vstup obsahu pro úpravy a kompozici do vlastních dokumentů? Neříkám, že nejsou Openoffice využitelné. V denním shonu však jejich efektivní používání bude znamenat nárok na práci a uživatelskou erudici vašich lidí. Zůstaňte v tuto chvíli raději věrní standardu a sledujte vývoj alternativních nástrojů.

 

Několik příkladů na závěr

 

A. Překladatel a tlumočník na volné noze:

Je sice pravda, že vás živí psaní a že dokumenty přijímáte a odesíláte velmi často. Asi je pravda, že by vás agentura nebo zákazník nepochválil, pokud byste mu své překlady poslali ve formátu PDF – přeci jen ne vždy jde o dopis, který prostě vezme a odešle, ale chce váš text dále využít, upravit, vložit do reklamního prospektu atd.

Pokud není nutné vaše výstupy detailně graficky upravovat a je vaším výstupem skutečně jen přeložený text se základním formátováním, obsahem a rejstříky nemělo by pro vás využití Openoffice znamenat výraznější problém. Přijaté texty budete schopen bez problémů číst a po zpracování odevzdáte výstup ve formátu MS Office připraveném k dalšímu zpracování.

Předpokládáme, že pro zpracování emailů používáte webmail nebo vybraného mailového klienta.

B. Výrobní dílna s maloobchodní prodejnou (v rozsahu do deseti počítačů)

Vaše firma používá jednotnou grafickou podobu svých dokumentů jak ve smyslu rozložení prvků, tak barev a formátování. Dokumenty, které si vyměňujete mezi svojí prodejnou a dílnou jsou vytvářeny v takovémto jednotném prostředí. Nastavení tohoto prostředí zohledňuje platný grafický manuál. Do vnějšího prostředí poskytujete ceníky svých výrobků určené pro velkoobchod ve formátu jednoduchých tabulek a prospektové listy popisující vlastnosti jednotlivých výrobkových řad ve formátu textu, doplněného obrázky, tabulkami a dalšími statickými prvky. Vaši obchodní partneři vám zasílají textové dokumenty, dokumentaci ve formátu PDF, ceníky ve formátu tabulek různé úrovně komplexnosti.

Jelikož není nutné, dokonce ani žádoucí, aby vaši zákazníci a distributoři vámi poskytované dokumenty výrazně upravovali doporučujeme vám použít pro produktové a reklamní dokumenty využívat Openoffice exporty do PDF formátu. Tím zajistíte jednoznačnou barevnou interpretaci a pevné formátování výstupu.

Vstupní dokumenty v textovém formátu a ve formátu tabulek dokážete bez problému přečíst a vytisknout.

Pro jistotu doporučujeme doplnit standardní lokální instalaci Openoffice na jednotlivých pracovních stanicích zdarma distribuovanými Microsoft Word Viewer, Microsoft Excel Viewer, a Microsoft Power Point Viewer. To vám zajistí, že budete schopni kdykoli bez problémů přečíst jakýkoli dokument, který obdržíte od svých obchodních partnerů.

Ke zpracování mailů doporučujeme využít lokálně instalovaného mailového klienta, který dovolí stahovat mailové zprávy na lokální úložiště. Toto řešení lze kombinovat s webovým přístupem k mailovým schránkám, které zajistí váš poskytovatel mailu.

C. Montážní firma s pěti pobočkami, třiceti počítači, vlastním centrálním serverem

Vašimi výstupy (ve smyslu dokumentů) jsou obchodní nabídky a dokumentace díla. Na vstupu používáte ceníky a katalogy materiálu a zboží. Pro tvorbu dokumentace využíváte často subdodávky vašich dodavatelů, ze kterých tvoříte kompletní dokumentační sadu.

Vašim subdodavatelům definujte formát předávané dokumentace kompatibilní s Openoffice a poskytněte jim váš grafický manuál ve formě šablon Openoffice dokumentů. Tím zajistíte plnou kompatibilitu a snížení pracnosti při přenosu jejich kontribuce do kompletní dokumentační sady díla.

Pro jistotu doporučujeme doplnit standardní lokální instalaci Openoffice na jednotlivých pracovních stanicích zdarma distribuovanými Microsoft Word Viewer, Microsoft Excel Viewer, a Microsoft Power Point Viewer. To vám zajistí, že budete schopni kdykoli bez problémů přečíst jakýkoli dokument, který obdržíte od svých obchodních partnerů.

Abychom omezili zbývající provozní riziko, doporučujeme vám zakoupit a nainstalovat na jedné vybrané stanici na každé pobočce kompletní sadu Microsoft Office.

Ke zvážení (v závislosti na zajištění služeb správy a údržby IT zázemí) může být využití síťové instalace Openoffice

D. Konzultační firma s dvaceti kmenovými zaměstnanci

Vaší prací je přenos informací. V dokumentovém vyjádření to znamená, že používáte vstupy od subdodavatelů, využíváte i části volně dostupné dokumentace v různých formátech. jeden dokument je nezřídka tvořen týmově.

Vaše výstupy jsou definovány v zásadě dvojím druhem použití. Finální výstupy pro koncové zákazníky jsou složeny do pevné, graficky jednotné šablony a jsou poskytovány k dalšímu zpracování u zákazníka, který je leckdy rozdělí nebo z nich kopíruje části k dalšímu použití.

Druhým typem výstupu jsou vaše subdodávky do dalších projektů, které mají leckdy i definovaný technický a grafický standard, který musíte dodržet. I při možnosti kontroly výstupu bude tato pro vás znamenat významné nároky na čas a pracovní energii.

Přestože část vaší práce je právě ve sjednocování formátu a editaci dokumentů, myslím, že by v současném světě využití Openoffice bylo pro vaši činnost neúnosnou námahou. Míra rizika a nejistoty, kterou by jste nesli při tvorbě zejména subdodávkových prací dle mého názoru neúnosně ohrožuje vaši pověst u obchodních partnerů a může se tak přímo dotknout vašich ekonomických výsledků.